E-Mail "gelesen & verstanden"-Tool gesucht

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Hallihallo,

Wir haben in der Firma seit Montag dank einer (seit anfang November angekündigten...) VPN-Umstellung das Problem, dass wir an der Hotline zu gefühlt 600% damit ausgelastet sind, den Leuten zu erklären, dass sie gefälligst den neuen VPN-Client zu benutzen haben. Plus dann natürlich zu erklären, wie der ausschaut, wie man den benutzt und warum das so ist .

Dies hat aber nun endlich derart hohe Wellen geschlagen, dass nicht nur unser CTO und unser CEO super angepisst auf die Angestellten ist, sondern auch der CEO der Muttergesellschaft in Deutschland.

Wir suchen nun ein Tool, welches uns erlaubt Mails auszuschicken, welche dann via Button/Link/wie auch immer mit "gelesen & verstanden" zu bestätigen sind. Im Idealfall gleicht sich das dann auch die User ausm Active Directory ab und schickt nach X Tagen eine Mail an den Vorgesetzten, dass Mitarbeiter X dies nicht gemacht hat. Ich hab das schonmal bei einem ehemaligen Arbeitgeber gesehen, weiß aber nicht, welche Lösung das war. Kennt sowas jemand? Gibts da was fertiges? Oder müssen wir den tollen externen Consultant beauftragen, dass er was aus abstrusen VBScripts und Excel zusammenspeibt?

das müsste doch jedes CRM / Newsletter Tool können ... dort kannst Links tracken und je nach Aktivität / Nichtaktivität Schritte setzen ? (wie erneutes Senden, Listen ziehen, etc. ?)

ihr könntets anfangen mit "Abstimmungen" zu arbeiten
geht halt meines Wissens nur sauber mit Outlook, Drittclients können damit nix anfangen

Es wird nur Outlook im Unternehmen verwendet. Abstimmungen haben wir schon ge-brainstormt, aber da ist das Problem, dass das Postfach dann potenziell 2500 Antworten bekommt und die manuell (oder semi-manuell) getrackt werden müssen, daher leider nicht applikabel.

Ich kenn leider kein Newsletter-Tool, welches sich die Empfänger aus AD zieht und sich so konfigurieren lässt, dass bei Nicht-Action der hinterlegte Manager kontaktiert wird. Auch hier müsste man die Liste ziehen und manuell gegen eine "volle" Liste abgleichen.
Der Wunsch ist, dass alles automatisch passiert, um uns damit nicht mehr Arbeit umzuhängen.

Bei uns rennt das mit MS Forms. Da wird der Text nochmals angezeigt und man klickt den Button, dass man es zur Kenntnis genommen hat. Da MS nehme ich an, dass es auch mit dem AD funzt.

wenns ihr eh ein ad habts koennts es auch zb via logonscript machen (zb anzeigen des texts der info blah vpn, loesch/verschieb das neue text file am desktop wenn dus gelesen und verstansen hast, ist das file nach wwi 7 tagen noch am desktop -> send email an vorgesetzten.) -> viel praesenter als ein popeliges email

Man kann mit Powershell ziemlich leicht Mails verschicken, AD Attribute setzen, Hierarchien abfragen und Zähler erstellen. Wenn ihr einen Exchange Server habt sollte sich das mit vertretbarem Aufwand umsetzen lassen.

Ich denke als erstes muss man die Aufgabe in kleinere Probleme zerlegen, die größere Hürde scheint mir das ganze gegen abuse abzusichern und eine Plausibilitätsprüfung einzubauen. Nicht das irgendein lustiger für die ganze Firma "habe verstanden" Meldungen macht, weil er das Schema errät.

bei uns habens das, zusammen mit den ganzen GDPR und cyber security schulungen in einen cloud dienst ausgelagert.

dort kannst die user verwalten, trainings organisieren und auch den status abrufen (KPI's).

funktioniert dann so:
user bekommt mail, klickt auf den link, schaut sich ein video, oder kurze powepoint präso an, klickt nach beendigung auf OK und du hast so die bestätigung, dass ers zumindest angschaut hat. man kann das ganze dann noch mit einem abschließender erfolgskontrolle (quiz) garnieren, wenn gewünscht

weiß aber nicht, inwieweit das overkill ist für deinen einsatzzweck, und um wieviele user es sich dreht.

Man könnte den Leuten in ihren Postfächern auch einen "ack" Ordner machen und sie müssen das gelesene Mail dorthin verschieben.
Nächstens läuft dann ein Skript das nachschaut wer das gemacht hat und wer nicht, nach x Tagen bekommt user eine Benachrichtigung dies nachzuholen und nach y tagen wird der manager verständigt.

Die meisten Newsletter tools können sowas. Ansonsten könnte man einen SharePoint Workflow erstellen und das dort tracken.

ich kenn das von umfragetools wie limesurvey müsstest halt schaun ob man da ein how to auch reinpacken kann. nehme aber schon an dass es geht.
ist open source und könntest schnell in einem docker container hochziehen

Zitat aus einem Post von UnleashThebeast

seit anfang November angekündigten...

@radioactive: Das heißt selbst gebaut oder eingekauft? Wenn letzteres wie heißt das Tool?

Zitat aus einem Post von Athlon1

Und was soll der Button ändern? Die Einstellung der Leute? Lol
Selbst wenn's das einfuhrts ändert das nix die werdens trotzdem vergessen.

Ein reminder im Outlook Kalender für alle bringt wahrscheinlich mehr der warnt ab xx ist tool xy nicht mehr lauffähig

Zitat aus einem Post von UnleashThebeast

Der button ändert, dass die leute eine schriftliche verwarnung von der HR bekommen. Bei uns werden deswegen grad wirklich viele Hebel in Bewegung gesetzt. Wenn dann jemand meint es is ihm wurscht, wird er aus der Firma entfernt.

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